Rad na daljinu: Radno vrijeme i videokonferencije

Suočeni s novim okolnostima, mnogi voditelji muku muče s organizacijom prisilnog rada na daljinu. Razgovarajući s različitim timovima, ovdje ćemo objavljivati praktična iskustva i upute za ovaj tip rada. Kratko, jasno i bez filozofiranja. „Kako surađivati kad smo fizički odvojeni?“ “Kako voditi ljude zabarikadirane u kućama?” “Kako voditi sastanke?” “Što da radim, a što ne?”…

Šaljite nam svoja pitanja. Kako budu stizala, odgovarat ćemo na njih nastojeći razmijeniti u praksi provjerene pristupe koji vode većoj efikasnosti uz manje stresa.

Evo odgovora na prvo pitanje vezano uz radno vrijeme i tehnologiju.

Q: Vodim tim koji je navikao raditi od 8 do 16. Kako da im sad odredim radno vrijeme i koliko često trebamo imati videocallove?

Zaboravite na radno vrijeme – u svim slučajevima osim kad su u pitanju ljudi koji moraju biti na usluzi kupcima/klijentima u točno određeno vrijeme. Kad ljudi rade od kuće, “radno vrijeme” na koje smo navikli više ne postoji. Netko ima djecu, netko nema. Netko duže spava i radi do kasno u noć, netko je ranojutarnji tip. Nema pauze za ručak u 13 ili marende u 11. Vrijeme je da zaboravimo sve to. Jednostavno zamislite da ste uveli fleksibilno radno vrijeme – ne klizno, fleksibilno.

U ovakvom načinu rada mi moramo imati povjerenja u ljude, vjerovati im da će svoje vrijeme organizirati na najbolji način. Naš najbolji način, kao voditelja tima, nije najbolji za svaku osobu u tom timu. U ovom načinu rada jednostavno nemamo drugog izbora nego temeljiti svoj rad s ljudima na povjerenju – jer provjeriti ih kako i koliko rade ne možemo. Odnosno možemo, ali ćemo pritom izluditi i njih i sebe. Što prije to prihvatimo (pogotovo mi control freakovi), to bolje. Manje ćemo mikromenadžirati i loše menadžirati.

Možemo svoje ljude tjerati na Skype sastanak svaki dan točno u 8 ujutro, ali stavimo se u tuđe cipele: u skučena 4 zida, s djecom i supružnikom čiji šefovi također možda inzistiraju da se baš u 8 nacrtamo svi na Zoom sastanku. Kakve su šanse da takav rad bude smislen? Ako ti ljudi imaju malu djecu, ona očekuju da su im roditelji non-stop na raspolaganju i neumoljivo traže pažnju. Nekima je jedini način da ih smire taj da im tutnu tablet i YouTube, a za kućni je internet možda previše kad mama, tata i klinci istovremeno cuclaju video… Scenarija je onoliko koliko ljudi u timu imamo. Više ne radimo u istom poslovnom prostoru, podvrgnuti istoj rutini od 8 do 16. Stoga je važno da prihvatimo kako vrijede nova pravila igre.

(Usput, u redu je da imamo redovite koordinacije tima, no budimo pragmatični i provjerimo s ljudima koliko često i kada ih organizirati. Manje je više. … No to je već tema koju bi trebali posebno obraditi.)

Za sad, najvažnija stvar koju moramo naučiti kad je u pitanju rad na daljinu – a u tome, čini se, gotovo svi griješimo – jest da je on ASINKRON. Odvija se u različitim vremenima za različite ljude. To je zlatno pravilo i osnovni postulat rada na daljinu. Nismo svi na istom mjestu, ne možemo i NE MORAMO komunicirati o većini stvari u realnom vremenu.

Griješimo kad pokušavamo asinkroni rad pretvoriti u sinkroni pomoću videokomunikacijske tehnologije. Zastanimo ovdje i zaista razmislimo o tome. Asinkroni rad plus video nije jednako sinkroni rad. U pitanju su dvije različite paradigme rada. Forsirati sinkroni rad kod dislociranih timova je kao da pokušavamo elektroničku poštu zamijeniti klasičnom, ali s jako, jako puno poštara na jako, jako brzim motorima. Ima li to smisla? Nema. Bolje je ljude naučiti da koriste elektroničku poštu. Drugim riječima, naša je glavna zadaća sada pomoći im da nauče raditi asinkrono. Ne možemo to dovoljno naglastiti, obzirom da u komunikaciji s različitim timovima u različitim industrijama uočavamo isti problem: ljudi od jutra do mraka vise na neproduktivnim videokonferencijama i počinju gubiti živce. A to zaista nije cilj kojemu kao voditelji težimo – zadaća nam je organizirati ih, olakšati im rad, prepoznati, osloboditi i razvijati njihove potencijale, a ne ubiti ih u pojam.

Kad pokušavamo voditi svoje dislocirane timove i ljude kao što smo opisali, time uzrokujemo ogromne količine stresa i gubitak vremena za sve uključene. Zašto? Evo jedan primjer: organizirajući sastanak na Zoomu za 20, 100 ili 500 ljudi, mi ustvari držimo monolog. Imamo iluziju da smo na sastanku, a zapravo kao Castro pričamo publici koju smo natjerali da nas dođe slušati u vrijeme kad nama paše. Fali nam samo da im damo znak za kolektivni aplauz i ekstatične poklike nama, voljenom vođi. Nije li to besmisleno? S toliko ljudi ne možemo raspravljati. Ne možemo ni osjetiti njihove reakcije kao u slučaju konferencije. I, uostalom, koliko često smo prije sazivali takve plenume? Nikakvu vrijednost ne dobivamo iz takvog načina komunikacije.

Želimo li 200 ljudi o nečemu informirati, na način da dožive naš govor tijela ili ton i boju glasa a ne tekst iz e-maila ili poruke, bolje je da se snimimo i pošaljemo im video ili audio snimak. Whatsapp, WeChat, Viber, Telegram… sve te aplikacije imaju mogućnost slanja glasovnih i video poruka i cijela Azija i Amerika funkcioniraju odavno na taj način. Asinkrono.

Naše kolegice i kolege tada tu poruku mogu poslušati i dok rade ručak ili raščešljavaju kosu djetetu. Mogu otići u kupaonicu i snimiti prijedlog ili pitanje dok u dnevnom boravku na TV-u učiteljica objašnjava matematiku, a u spavaćoj sobi trešti crtić s YouTubea. Olakšali smo život i sebi i svojim ljudima.

Budimo pametni i učinkoviti – koristimo tehnologiju za ASINKRONU komunikaciju. Voice message. Video message. To su alati koji su nam prijatelji u većini situacija. Zoom i slični videokonferencijski alati prikladni su za diskusiju i brainstorming u malom, uskom timu ljudi koji blisko surađuju. Edukaciju u maloj grupici. Nisu za obraćanja Urbi et Orbi. A i da jesu, zar zaista želimo iz dana u dan, iz tjedna u tjedan tako gnjaviti ljude? Slušajući sebe kako držimo misu? Koliko je to produktivno?

Još jedna stvar, ne trebamo zaboraviti na klasični voice. Telefon je sinkroni alat, pa kad nam hitno trebaju neke informacije ili objašnjenje, uputa, odgovor ili odluka, koristimo ga. Ne moramo se odjednom u svakoj mogućoj komunikaciji gledati. Telefon nije izgubio svoj šarm i čarobna svojstva samo zato što je svijet preko noći otkrio Zoom/Teams.

REZIME: Rad na daljinu je asinkron i na nama je da svoju komunikaciju i vođenje prilagodimo toj činjenici. Taj rad je i vremenski fleksibilan, pa se temelji na povjerenju. Ona Staljinova: „Povjerenje je dobro, kontrola je bolja“ ne funkcionira u ovim uvjetima. Sada mora početi funkcionirati Hemingwayeva: „Najbolji način da provjerite vjerujete li ljudima, jest da im vjerujete.”

Još jednom, šaljite nam svoja pitanja/komentare/prijedloge. Možete ih uputiti na: altruizam@altruizam.org

Ivan Miljan, Daniela Miljan, 15.4.2020.

Komentiraj

Popunite niže tražene podatke ili kliknite na neku od ikona za prijavu:

WordPress.com Logo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš WordPress.com račun. Odjava /  Izmijeni )

Google photo

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Google račun. Odjava /  Izmijeni )

Twitter picture

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Twitter račun. Odjava /  Izmijeni )

Facebook slika

Ovaj komentar pišete koristeći vaš Facebook račun. Odjava /  Izmijeni )

Spajanje na %s